Любой ивент – корпоратив, к примеру, и даже свадьба может быть у вас несколько раз. С выпускным вечером все немного иначе. Как не крути, а выпуститься со школы дважды получится вряд ли. Именно поэтому, к вопросу выпускного важно подходить со всей ответственностью. Часто подготовку начинают еще с сентября.

Если у детей ответственный и опытный учитель, он заблаговременно побеспокоится об организации. Лучше всего обратится к опытным специалистам. Но в большинстве случаев организация выпускного ложится на плечи родителей. И, конечно, самых инициативных выпускников.

1. Как лучше: агентство или своими силами?

На родительском собрании первая задача – решить, кто будет делать выпускной?

Здесь вариантов немногом: либо сами, либо идем к организаторам. Большинство школ пытаются сэкономить деньги и занимается всем родительская «тройка». Этот вариант неплох. Особенно, учитывая, что родители здраво оценивают бюджеты праздника. Да и к тому же, кто как не они лучше всего знают своих детей?

Но, как показывает практика, если ты делаешь что-то впервые, сложно учесть все мелочи. Опытные координаторы и организаторы имеют базу подрядчиков. Знают, каким будет сценарный ход.  Ориентируются, во сколько обойдется аренда оборудования для выпускного. Весь этот багаж знаний помогает создать качественный ивент.

Если вы все же решили, что организация выпускного – дело рук родителей выпускающихся, то следующая часть статьи – для вас.

2. Что важно не забыть: организация выпускного вечера от А до Я

Далеко не каждый день люди, не связанные со сферой ивент, делают мероприятия. Тем более – выпускной. Такой вечер – событие масштабное и многоэтапное. Поэтому хочется поделится с вами своим опытом и сделать подготовку к выпуску приятнее. С чего начать?

2.1 Кто в списках?

Ученики и родители – это не единственные люди на выпускном. Стоит помнить о том, что есть любимые учителя-предметники, классный руководитель, администрация и почетные гости. Всех этих людей стоит учитывать при составлении списков. А расходы распределят между выпускниками.

К сожалению, список приглашенных гостей – вещь непостоянная. Он меняется до последнего. Поэтому, лучше закладывать немного больше, чем потом решать это в экстренном режиме.

2.2 Выбор места

Один из принципиальных вопросов – где отметить? Большинство проводит торжественную часть в здании школы. На банкет – перемещаются в ресторан. Есть те, кто придерживается позиции: «По ресторан находятся». И остаются в школе и на банкет. Тут есть свои плюсы, минусы и особенности организации, о чем мы поговорим позже.

Также, как вариант можно выбрать базу отдыха или загородный комплекс. Вместо одного вечера, организовать праздничные выходные — почему бы и нет? Сейчас даже есть классы, которые вместе отправляются в путешествие за границу. Если вам позволяют это сделать финансы, такой способ отметить выпускной тоже имеет место быть. По крайней мере, это точно запомнится.

2.3 Фотозона

Эмоции – это важно. Но для некоторых качественные фотографии бывают даже важнее эмоций. Поэтому один из очень важных элементов выпускного – фотозона. Это место, где можно сделать красивое фото с учителем, подругами, родителями. Ну, или просто показать себя красивого или красивую в кадре.

Современные декораторы и дизайнеры могут создать что угодно на вашу просьбу. Баннер с номером школы, годом выпуска, личным хештегом и вообще чем угодно. Чтобы добавить пышности и торжественности можно заказать воздушные шары.

Если бюджет не предполагает зону для фотографий, можно украсить одну из стен. Выглядит не так роскошно и пышно. Но явно лучше, чем ничего. И, конечно, не забудьте о фотографе и видеографе. Никому не хочется в свой выпускной фотографировать всех подружек.

2.4 Ведущий на выпускной

Тот самый человек, который будет весь вечер создавать атмосферу. Ведущий – неотъемлемая часть как официальной части, так и банкета. Для официальной части в большинстве случаев приглашают кого-то опытного из учительского состава. Кого-то, кто «собаку съел» на выпускных.

Неофициальная часть уходит в руки профессиональным ведущим. Часто от него исходит идея выпускного, его тематика. Ведущие подбирают конкурсы и развлечения в зависимости от особенностей класса. Если же хотите сэкономить, то тогда ваш выбор – все тот же член педагогического состава.

В чем минус такого выбора? Могут возникнуть проволочки и заминки. Не всегда конкурсы и развлечения подходят молодежной аудитории. Ну, и лоска проффесионального вечера не будет. Вместе с тем, приглашенный человек не знает выпускников так, как знает школьный учитель. Тут палка о двух концах.

2.5 Диджей на выпускном

Без этого человека «кина не будет». Долго просидеть за столами все равно никто не сможет. Все захотят танцевать. И если дискотека будет скучной и вялой, то скорее всего настроение испортится. Поэтому обратить внимание на выбор диджея на выпускном.

Если вы приглашаете ведущего со стороны, то скорее всего у него есть напарник-диджей. Он сопровождает все конкурсы и комментарии ведущего. Также – руководит дискотекой. Такое сотрудничество очень часто налажено без слов. И это помогает сделать праздник динамичным.

Чтобы дискотека удалась – дайте диджею плейлист. Заранее. Если этого не сделать, то он может просто не угадать сов кусами выпускников. Иногда достаточно 10-15 треков, чтобы просто задать ориентир. Дальше – он самостоятельно подбирает музыкальное сопровождение.

2.6 Букеты для учителей

Конечно, ни один выпускной не обходится без слов благодарности. Часто эти слова подкрепляются подарками школе и букетами. Для того, чтобы у вас «не болела голова» за цветы в последний момент – договоритесь заранее. Кстати, так вы сможете сэкономить часть средств. Некоторые флористические компании  делают скидки при раннем бронировании.

2.7 Охрана

Побеспокойтесь о безопасности. Выпускники – люди непредсказуемые. Кто-то кого-то обидел, кто-то кому-то сказал что-то не то. А тут еще и выпускники прошлых лет пришли всех поздравить «не в тему». Эти вопросы легко сможет решить пару человек охранников. Все остаются на местах и в хорошем настроении. Это не самое дорогое удовольствие, но очень часто выручает при проведении мероприятий более 30-40 человек.

3. Что важно, если весь выпускной в школе?

Провести этот день в здании школы – неплохая идея. Особенно, учитывая тот факт, что на встречи будут приезжать далеко не все. Однако, тут есть целый ряд особенностей, о которых не стоит забывать. К примеру:

• Банкетное меню. В ресторане вы просто выбираете блюда. В этом случае придется подумать о доставке еды в школу и ее сервировке.
• Аренда стульев и столов. Далеко не всегда школьные актовые залы предназначены для масштабных праздников. Если вы хотите, чтобы было красиво – нужна аренда стульев и столов.
• Декор. Также как со стульями в школьных залах не всегда неимоверно красиво. Поэтому нужен декор. Возможно даже больше, чем в ресторане. А больше в этом слцучае значит дороже.
• Световое оборудование. Школа – не клуб. И тут не поспоришь. В любом случае, чтобы дискотека была дискотекой, нужно специфическое освещение. Подумайте об этом заранее.

Как сделать лучше: поехать в ресторан или остаться в школе? Тут уж зависит от желания детей. Но организовать выпускной вечер в задании школы немного более энергозатратно.

4. Фото и видеосъемка на мероприятии

Есть категории расходов, которых нельзя избежать. Хороший фотограф и видеограф именно эти категории. Как уже говорили в начале  — выпускной не повторяется. А значит, надо запомнить все с первого раза.

Выбирая фотографа и видеографа на ивент, обратите внимание на:

• Цены
• Портфолио
• Отзывы
• Манеру общения с заказчиком

Хорошо, если человек имеет примеры работ с похожего мероприятия. Значит, он уже в курсе, что как устроено. Да и послушать отзывы других клиентов-выпускников будет не лишним. Это даст возможность понимать, что приблизительно вы получите по итогу.

Оговорите с фотографом и видеографом количество часов работы, материалы, которые получите по итогу. Так как выпуск – событие масштабное, лучше брать 2 оператора и 2 фотографа. Так вы сможете получить максимально полную и динамичную историю всего мероприятия. Важно, чтобы они знали тайминг вечера и ориентировались на локации.

5. Нужны ли спецэффекты?

Пушка-конфетти, дым-машина или установка для мыльных пузырей – все то, что сделает любой праздник более красочным. Однако, любое оборудование требует умения и навыков обращения. Как следствие, нужен человек, которые все это подключит. То есть, к дополнительным расходам стоит добавить аренду оборудование и техника.

И, конечно, если позволяет бюджет – салют. В принципе, с обычными салютными установками справится любой взрослый мужчина. Если же вы захотите зрелищный, залповый фейерверк – придется обращаться к специалистам.

Нужны вам спецэффекты или нет – на ваше усмотрение. Но если ваш бюджет позволяет украсить выпускной вечер – это создаст атмосферу и сделает картинку более красочной. Как вариант более бюджетный – можно заказать гелиевые светодиодные шарики. Не салют, но тоже зрелищно и мило.

6. Нужен ли торт на выпускной?

Торт – классическое завершение праздника. Нужен ли он в этом случае? Вопрос спорный. Многие отказываются от торта в пользу других сладостей. Купить эклеры, капкейки или другой десерт  на выбор – дешевле. Да и не факт, что кто-то будет есть торт в конце вечера.  Обычно выпускники гуляют до рассвета. По сути, именно это является финалом праздника. То есть, торт на выпускной – тот элемент, который легко можно упустить.

Если же вы решите, что он вам просто необходим, можно использовать многоярусный торт с фальш-коржами. Он будет выглядеть зрелищно, но стоить – на порядок дешевле. Раньше часто делали торты в форме книги и колокольчика. Нам кажется, что такое оформление устарело. Но как идея для выпускного все же имеет место быть. Выбор остается за вами.

7. Как хорошо провести время?

Ключевая особенность любого праздника – его программа. Для того, чтобы никто не заскучал вместе с ведущим стоит продумать конкурсы конкретно под вашу аудиторию. Не лишним будет подготовить выступления, возможно, в шуточной форме. Кстати, бывают такие поздравления от родителей – в жизни не догадаешься, что это выступают не профессионалы.

Можно пригласить шоу-балет или вокалистов. Хорошо скрасят вечер фокусник или артисты оригинального жанра. Все зависит от вашего бюджета.

Стоит также учитывать, что выпускной обычно длится до утра. Если вы хотите, чтобы все чувствовали себя хорошо – следите за выносом еды и алкоголя. Все должно быть постепенно и в меру. Тогда всем будет весело и все будут чувствовать себя хорошо.

8. Неприкасаемый запас

Наверное, этот пункт немного вас смутил. НО огромная просьба обратить на него особенно внимание. Для того, чтобы организовать выпускной вечер без неприятных последствий вы должны учесть некоторые моменты. Будет бой посуды, возможно кто-то что-то сломает. Или придется продлевать диджея или ведущего. Возможно, нужна будет доплата фотографу.

И тут появляется он – неприкасаемый запас. Это те средства, которые вы откладываете «на всякий случай». Если он не пригодится – хорошо. Эти деньги можно будет вернуть. Но если возникнут трудности и вопросы – их можно будет решить легче и без головной боли.

Исходя из опыта, где-то 50% всегда расходятся.

Как видите, организация выпускного вечера – процесс трудоемкий. Есть много деталей, которые можно легко упустить. Поэтому, если есть такая возможность – доверьте это занятие профессионалам. Тогда все пройдет на высшем уровне. А родители и учителя смогут избежать множества неурядиц. Если же будете организовывать этот вечер самостоятельно, надеемся, наша статья вам пригодится.